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10 ideas para mejorar el tiempo de trabajo

A continuación os planteo 10 ideas que mejorarán nuestro aprovechamiento del tiempo de trabajo, especialmente en aquellas personas dedicadas a la gestión.



1. Mesa despejada: Tener en la mesa únicamente los documentos con los que estoy trabajando EN ESTE MOMENTO. No sólo es un problema de orden. Se dispersa la atención, y crea ansiedad, por lo que se reduce la eficacia.

2. Programa los imprevistos: Hay que reservar un tiempo diario para los imprevistos. Siempre acuden, así que tenlos en cuenta a la hora de programar tu jornada.

3. Conoce tu ciclo vital: Cada persona tiene su ciclo vital: a unos les cunde más las tareas realizadas a primera hora, otros son más eficientes después del almuerzo, y otros son más capaces a última hora de la tarde, sin gente en la oficina. Debes conocer tu ciclo para dejar las tareas más amenas y que requieran menor esfuerzo mental para tus horas valle, y las tareas más arduas para aquellas horas en las que estás más fresco.

4. Prográmate llamadas y correos: Es útil acabar el día de trabajo anotando en una agenda las llamadas que debes realizar al día siguiente, y programarte un horario para efectuar llamadas teniendo en cuenta la importancia de cada una y el horario de tus contactos.
También es útil programarte la lectura de e-mails. A veces conviene configurar el Outlook para que NO muestre un aviso en la parte inferior derecha de la pantalla cada vez que nos llega un correo, ya que suele desviar tu atención. Puedes proponerte, por ejemplo, leer los e-mail al finalizar cada tarea, pues realizar una labor más distendida durante el cambio de tareas mejora tu eficacia para afrontar la siguiente.

5. Plantea reuniones eficaces: No vayas nunca a una reunión “de vacío”. Puedes elaborar una pequeña plantilla para tus reuniones, y enviarla con suficiente antelación a los asistentes:
a. Objetivos de la reunión y temas a tratar.
b. Hora de inicio y fin.
c. Ubicación.
d. Documentación a preparar y persona responsable.
De este modo evitamos que se alargue innecesariamente la reunión, que alguien no lleve la documentación necesaria, o que se desvíe el hilo de las conversaciones.

6. Evita el perfeccionismo: Es bueno realizar y finalizar bien los trabajos, pero el perfeccionismo suele boicotear tu gestión del tiempo. Debes tener siempre y para todo una fecha límite.
Ejemplo: Un médico que está atendiendo a un herido de guerra en un hospital de campaña, debe decidir entre darle un tratamiento con los medios que tiene o solicitar el envío de los medicamentos óptimos. Si espera a que llegue el medicamento ideal, quizás el paciente fallezca.

7. Sé asertivo: Debes saber decir que no con educación, firmeza, empatía y aportando una solución alternativa.

8. Prioriza y delega: Hay tareas más importantes que otras, y asuntos que pueden realizar otros. Puedes realizar una tabla en la que clasifiques tus tareas según su importancia y urgencia:

Debes realizar primero las tareas tipo 1. Luego las de tipo 2, ya que si no pasarán a ser de tipo 1. Y debes dedicar un tiempo diario acotado a tareas del tipo 3.

9. Usa la agenda: Hay quien prefiere agenda en papel, y hay quien electrónica (iPAD, PC, Smartphone, o PDA). En ella puedes planificar tu semana, y programar las tareas diarias. Te recomiendo realizar durante una semana un ejercicio: Anota en la agenda cada inicio de tarea (nombre de la tarea y fecha de inicio), así como cada interrupción (conversaciones, llamadas telefónicas, pérdidas de tiempo, ir al aseo, cafés, etc.) con su duración aproximada. Al final de la semana podrás analizar la cantidad de tiempo que dedicas a interrupciones, así como la secuencia en las actividades: hazte preguntas como ¿Cuándo comencé a trabajar en tareas de prioridad 1?.

10. Crea buenos hábitos: Aprovechar el tiempo es cuestión de buenos hábitos, que se consiguen a base de repetición de acciones correctas. Por ejemplo, dedica -al menos- 90 minutos cada 2 días a la estrategia, respeta un tiempo para cada cosa, comienza el día con tareas arduas, etc.

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